Costes y gastos deducibles para la empresa
¿Cuantas veces te has preguntado, como autónomo, cuales son los gastos que pueden deducirse y en qué medida? Seguro que hay muchos que aún no conoces y que te estás perdiendo.
Saber qué puedes deducirte como autónomo es muy importante, sobre todo en el momento de presentar las declaraciones periódicas correspondientes. Además, debes tener en cuenta que algunas cosas las podrás deducir cómo gasto en la declaración de IRPF, es decir, cuando tengas un ticket, y en otras podrás recuperar el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) siempre y cuando dispongas de la factura. En general, podrás desgravar todos aquellos gastos claramente atribuibles al desarrollo de tu actividad profesional o que están relacionados con ella.
Criterios generales para deducir un gasto
Hacienda establece los criterios generales para que un desembolso económico, por parte de un empresario o profesional, pueda ser considerado como gasto deducible.
- Deben estar registrados contablemente por el autónomo en su cuenta de ingresos y gastos.
- Deben ser justificados mediante factura documento sustitutivo y ambos deberán cumplir con los requisitos señalados en la normativa tributaria.
- Deben atribuirse al período impositivo en que se devenguen. Sin embargo, hay dos excepciones "que permiten imputar fiscalmente los ingresos y gastos en el período impositivo en el que se hayan contabilizado, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiere correspondido si se hubiera imputado en el período de su devengo.
- Los gastos contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias en un período impositivo posterior al de su devengo.
- Los ingresos contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias en un período impositivo anterior al de su devengo."
- Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo o, como dice Hacienda, que estén "afectos a la misma".
Gastos fiscalmente deducibles para un autónomo
Teniendo esto en cuenta, la Agencia Tributaria establece que los gastos que un autónomo puede deducirse fiscalmente son:
- De explotación: cualquier material que necesites comprar para el desarrollo de tu negocio.
- Seguridad Social: son deducibles las cotizaciones del autónomo y de sus empleados.
- Sueldos y salarios: los pagos que el autónomo haga a los trabajadores en concepto de dietas, pagas extraordinarias, premios, viajes de trabajo, formación, seguros de accidentes, etc .
- Arrendamiento y reparación: serán deducibles las cuotas de alquiler de un local o terreno, así como el mantenimiento de las instalaciones, siempre que no conlleven una mejora o ampliación.
- Servicios exteriores: los honorarios para pagar servicios adyacentes a la empresa como un abogado, un notario, comisiones de comerciales, además de gastos propios de una oficina como la luz o el agua.
- Tributos: el IVA se podrá deducir de las compras de productos o servicios que realice el autónomo, siempre y cuando se presenten trimestralmente las facturas desglosadas. Además, dichas adquisiciones deben afectar directa y exclusivamente a su actividad empresarial (gasolina, comidas en restaurantes, etc.)
- Transporte: si el vehículo que utilice el autónomo está destinado a la actividad empresarial, podrán deducirse todos sus gastos.
- Vivienda: los autónomos que trabajen desde casa y demuestren que su domicilio es sede del negocio, podrán deducir gastos como el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), el seguro del hogar, los gastos de comunidad, etc.
Deducción de gastos de transporte
Entre los puntos más problemáticos, en cuanto a la deducibilidad de los gastos en la actividad económica, se encuentra el trasporte.
La Ley de IVA, en su artículo 95.2, especifica que se puede deducir entre el 100% o el 50% del IVA de los gastos relacionados con el coche, dependiendo de la afectación del mismo a la profesión o del tipo de vehículo de que se trate.
¿Qué significa el término "afectación"? Decir que un bien está afecto al 100% a la actividad como autónomo, significa que este es utilizado única y exclusivamente para el trabajo. Y aquí está el problema del coche, así como el de otros gastos como por ejemplo el teléfono móvil.
Si sólo se cuenta con un vehículo, Hacienda entiende que este se utilizará tanto para la actividad profesional, como para la personal. Puesto que es difícil demostrar qué parte de la gasolina adquirida ha sido utilizada para cubrir las necesidades profesionales y qué parte corresponde a usos personales, la afectación al 100% sólo está permitida dependiendo de la actividad profesional en la que el autónomo se haya inscrito en el Impuesto de Actividades Económicas, al darse de alta en Hacienda.
Como consecuencia, un comercial o un taxista, por ejemplo, sí pueden deducir el 100% de los gastos relacionados con su vehículo y el IVA , mientras que como autónomo, sólo es posible afectar el coche al 50%. En otras cosas, el artículo 95 de la Ley del IVA, especifica que, como autónomo, es posible deducir el 50% del IVA de los gastos del coche si se trata de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas. En estos casos los vehículos están afectos al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en una proporción del 50%. Por lo tanto, como autónomo, entre las compras deducibles de IVA relacionadas con el coche están:
- Accesorios y piezas de recambio.
- Combustibles, carburantes, lubrificantes y productos energéticos necesarios para su funcionamiento: es el punto relacionado con la gasolina.
- Servicios de aparcamiento y utilización de vías de peaje: se refiere a si has realizado algún viaje relacionado con tu trabajo, si utilizas parking o si metes el coche en un garaje.
- Rehabilitación, renovación y reparación del mismo: cualquier reparación de tu coche.
En todos los casos que comentamos, debemos recordar que sólo es posible justificar el gasto de manera correcta si se cuenta con la factura correspondiente. Dicha factura debe de ser completa, es decir, tiene que contener tanto los datos del autónomo como los datos de tu proveedor.
Hasta aquí, hemos podido ver la extrema importancia que tiene el tema de la fiscalidad para los profesionales autónomos. ¡Sin duda, es uno de los temas que mayores quebraderos de cabeza les causan! Y, aunque seas de los muchos que optan por delegar esta fase a un asesor o gestor profesional, es importante que conozcas estos temas.
Ahora nos gustaría recomendarte dos servicios:
Quipu: para manejar tus tickets y facturas
Una aplicación que puede ayudarte a deducir gastos como autónomo o empresa es Quipu. Esta app te ayuda en la gestión de la facturación y de tus gastos diarios, haciendo muy fácil la incorporación de tickets y facturas y facilitándote llevar un mejor control de la situación de tu empresa.
Quipu es una aplicación que mejora la comunicación entre un autónomo o empresario y su gestor, haciendo que los trámites sean muy sencillos y ahorrando tiempo a ambos.
Parkimeter: para recuperar el IVA del parking
Teniendo en cuenta que los servicios de aparcamiento también se consideran parte de los gastos deducibles, en este post queremos presentarte Parkimeter. Se trata de una idea que nació, no solamente como instrumento virtual para facilitar la búsqueda de aparcamientos, sino también para satisfacer las necesidades de autónomos y empresas a la hora de pagar. De hecho, con esta App ya no es necesario disponer de dinero en efectivo o llevar encima la tarjeta de crédito: mediante un solo click en el móvil se realiza el pago inmediato.
Parkimeter te permite, pues, ahorrar entre el 25% y el 50% en tus gastos de parking, entre recuperar el IVA del parking y reducir los gastos de gestión en los tickets de parking, y sirve para reservar estancias de aparcamiento de forma segura con un ahorro de hasta el 80%. A final de mes, Parkimeter te envía una factura única con un informe detallado y el IVA desglosado y sin cobrar nada por su servicio. En otras palabras, con este sistema no tienes costes de mantenimiento y, si no aparcas, no pagas nada.
Para ofrecer todas estas ventajas a sus usuarios, Parkimeter cuenta con una app muy fácil de utilizar con la que puedes buscar el parking más cercano a tu destino dentro de su extensa red de parkings. No hace falta reservar ni avisar antes. Aparcas con normalidad y al salir pagas con el móvil o, si lo prefieres, enseñando tu DNI.
Lo primero que ahorras con Parkimeter son dolores de cabeza, ya que puedes olvidar la caótica gestión de los tickets, con los adelantos en efectivo, las notas de gasto y las pérdidas. Todo el sistema está automatizado y centralizado mediante tickets virtuales que se guardan solos. Imagina qué ahorro de tiempo : en vez de tener que subir cincuenta tickets a Quipu, puedes subir cómodamente sólo una factura al mes.
Parkimeter también ofrece descuentos a los profesionales que aparcan mucho, haciendo que estacionar en sus parkings salga más barato que en la calle. Además, tienes informes detallados con los costes, parkings y tiempos de cada usuario, una información ideal si eres un gestor de flotas que quiere tener los datos y el control de gastos agrupados por centro de coste.
